COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE

DE LA MENON’COURTOISE DU 19 JUIN 2018

 

Présents : Mmes Armelle THONON, Marie FEUVRIER, Martine CASTELLI, Marie-Odile DUBAIL, Dominique GEBEL, Françoise PAGET, Martine MALVOISIN, Karole JOYAUX, Pascale CUBY, Sylviane JOLIVALT, Sandra VERDOT, MM Jean-Marie ROUSSEL, Michel MERLET, José GEBEL, Michael JAGER, Bernard HYORDEY, Pierre-Marie DUBAIL, Denis WILLME, Stéphane MEYER, Xavier LIEVRE, Clément JOLIVALT, Michel PAGET.

 

Excusés : Pascale BRIQUEZ, Marie Laure BOEHLER, Sarah PHILIPPE, Marie Laure MARCHAND, Martine OLLIER, Hervé OTT et Catherine DAUCOURT.

 

Michel PAGET accueille et remercie les personnes présentes.

 

Il souligne la présence de M. MERLET, maire d’Éguenigue, de M. ROUSSEL maire de Menoncourt et de quelques membres du conseil municipal de Menoncourt.

Michel PAGET rappelle l’ordre du jour et propose de présenter le site après le rapport moral. Pas d’opposition :

ü  Accueil de toutes les personnes présentes

ü  Approbation du PV de la dernière AG

ü  Présentation du site de l’association

ü  Rapport moral du président et des responsables d’activités

ü  Rapport financier de la trésorière

ü  Rapport du commissaire aux comptes

ü  Vote du montant des cotisations et du règlement y afférant

ü  Vote du budget 2018/2019

ü  Désignation d’un commissaire aux comptes

ü  Élection du Conseil d’Administration

ü  Programme des activités de la saison et calendrier 2018/2019

üQuestions diverses (à adresser avant le 15 juin 2018 à contact@lamenoncourtoise.fr)

 

Lecture du dernier PV

Michel débute la réunion par la lecture du dernier PV et rappelle qu’il est disponible sur le site internet de l’association.

À l’issue de la lecture, le PV est soumis au vote de l’assemblée.

Le PV est voté à l’unanimité moins une abstention.

 

Rapport moral

Michel PAGET commence alors le rapport moral de l’association sur les 15 derniers mois.

Il remercie tout d’abord les personnes présentes au Conseil d’Administration, et souligne leur engagement pour la réussite de l’association. Il y a eu 10 réunions sur la période, parfois longues et  riches d’échanges. Les membres du Conseil d’Administration ont toujours répondu présents.

 

Suite à la remarque de la mairie concernant l’état de la salle sur le PV de la dernière AG, Michel PAGET stipule qu’après une saison complète de La Menon’Courtoise, tout s’est bien passé et ce, malgré une fréquentation importante de la salle.

 

Le week-end des 12 et 13 mai 

12 mai 2017 : soirée théâtre avec les Boulingrins qui s’est passée dans une bonne ambiance.

13 mai 2017 : pré-inscriptions à La Menon’Courtoise avec 70 personnes inscrites. Ce fut une belle réussite et cela laissait augurer de belles perspectives pour la suite. Au 2 juillet : il y avait déjà 95 adhérents.

 

Les activités 

Michel PAGET fait alors un point sur les différentes activités proposées au niveau de l’association en rappelant que ces activités se sont déroulées hors vacances scolaires :

L’activité Tarot et Jeux de société n’a pas pu être organisée car une seule personne souhaitait y participer.

L’activité cuisine dont nous avions volontairement réduit le nombre de participants à 8 personnes par séance n’a pas connu le succès de fréquentation escompté mais a fonctionné avec un effectif moindre dans une excellente ambiance.

Théâtre : 4 personnes inscrites début juillet auxquelles se sont jointes 6 nouvelles personnes début septembre. Michel PAGET, l’animateur de cette activité, pouvait alors entamer un travail avec un groupe d’une dizaine de personnes.

Zumba : Les 45 places ont vite été prises et l’activité affichait complet début juillet.

Yoga : 30 personnes se sont très vite manifestées pour participer à ces cours et l’activité affichait complet fin juin.

Vins : Une dizaine de personnes inscrites.

Jardin : Une dizaine de personnes inscrites.

Michel PAGET remercie les animateurs des différents ateliers et tout particulièrement Daniel PATZELT qui a assuré bénévolement les 8 séances de cuisine. Il souligne l’engagement de ces animateurs, leur ponctualité et leur sérieux.

 

Les finances 

Michel PAGET rappelle un principe de base qu’il a toujours défendu : ne pas demander de subvention aux collectivités et assurer les rentrées d’argent par les cotisations, la participation financière de partenaires et – à la marge – l’organisation de manifestations qui n’ont pas pour vocation de financer l’association. En comparant le fonctionnement de La Menon’Courtoise, association loi 1901, avec d’autres associations de la même taille, il souligne que peu d'entre elles arrivent à fonctionner sans subvention.

Le budget prévisionnel avait été construit sur un montant d’adhésion de 5 000 €. Nous terminons au réel avec 5 040 € de cotisations. Concernant ces cotisations, Michel PAGET informe que leur montant va évoluer pour la prochaine saison en tenant compte des remarques qui ont été faites tout au long de la saison. En effet, en examinant les tarifs pratiqués dans d’autres communes voisines pour les mêmes activités, nos tarifs étaient vraiment bas.

Michel PAGET rappelle que le paiement des intervenants est totalement transparent. Les animateurs sont soit des auto-entrepreneurs, soit des associations, soit des bénévoles, soit des particuliers que La Menon’Courtoise remercie grâce à des chèques cadeaux.

Le budget de l’association est équilibré voire légèrement excédentaire et Michel PAGET informe que cet argent pourrait servir à financer une partie des activités pour les enfants.

Cet équilibre du budget est possible notamment grâce à la participation financière de nos partenaires et Michel PAGET les remercie. Il les cite : Contrôle Technique OLLIER, le restaurant le Relais Campagnard, Le Garage des Errues, l’entreprise BOSERT Terrassement, Les transports GUTH, l’agence immobilière MLB, l’entreprise TECHNI TOIT et l’entreprise de terrassement CHEVALLEY.

 

Stratégie de communication

Michel PAGET précise que la communication de La Menon’Courtoise passe essentiellement par le site internet. Le peu de retour suite aux distributions de tracts dans les boîtes aux lettres nous encourage à développer davantage la communication via internet. Clément gère les échanges avec les adhérents.

 

Échange avec les autres associations des villages voisins

Michel Paget reconnait qu’il n’a pas eu le temps de développer ces échanges et qu’il n’a pas été contacté par les autres associations. La seule manifestation menée conjointement avec un village voisin est le Téléthon avec une participation de La Menon’Courtoise aux actions du SLLJ de Lacollonge.

 

Répartition géographique des adhérents par activité

 

 

Nombre de participants/ adhérents par activité

et par commune

 

ZUMBA

YOGA

VINS

JARDINS

THÉÂTRE

CUISINE

Total

46

30

18

12

9

7

Menoncourt

17

11

13

10

1

4

Lacollonge

1

4

/

/

2

/

Eguenigue

6

7

3

1

1

1

Phaffans

1

/

/

/

/

/

Autres

21

8

2

1

5

2


 

 

11 donateurs/adhérents

8 partenaires

Menoncourt

10

8

Autres

1

/

Nombre d'adhérents : 109

 

57 personnes sont originaires de Menoncourt sur les 109 adhérents que compte l’association. Globalement, il y a des habitants des villages voisins de manière significative à l’exception de Phaffans qui n’a qu’un seul représentant. Parmi les autres villages, notons une forte proportion de Roppois.

 

Point sur la vente de sapins le 9 décembre

33 sapins ont été vendus. C’est peu et plusieurs raisons peuvent l’expliquer : opération similaire organisée par la maternelle de Phaffans, vendeur de sapins installé aux Errues, promotions très importantes dans les magasins, etc.

Cette opération ne sera pas reconduite l’an prochain.

 

Point sur le week-end du 27 – 28 et 29 avril 2018

Les comptes n’étant pas clos, Michel PAGET a demandé au CA  le report de l’Assemblée Générale prévue initialement le 27 avril. Le CA  a accepté de la décaler au 19 juin. Le 28 avril s’est déroulée la soirée théâtre avec en lever de rideau la troupe de La Menon’Courtoise les Improbables puis la troupe des Allumés du Plancher qui a interprété la pièce « Elle c’est moi ».

84 personnes étaient présentes à cette soirée dont l’entrée au chapeau a permis de récolter environ 250 €. Suite aux deux représentations, des membres de La Menon’Courtoise  ont partagé un repas avec la troupe dans une ambiance chaleureuse.

Le 29 avril La Menon’Courtoise  organisait une sortie à Xertigny et à Gérardmer. Très bonne journée avec un temps magnifique ; seul bémol : le nombre de participants s’élevant à 22.

 

 

Point sur les relations avec la mairie

La mairie ouvre une page à la Menon’Courtoise dans son  prochain bulletin municipal. Un article était déjà paru il y a un an. Selon Michel PAGET, l’année s’est bien passée malgré quelques tensions sur l’état de propreté de la salle.

Le 14 mai a eu lieu une rencontre entre des représentants de La Menon’Courtoise  (Michel PAGET était accompagné de Sandra, Clément et Xavier) et des représentants de la mairie (Jean-Marie ROUSSEL, Dominique GEBEL, Bernard HYORDEY, Daniel PATZELT, Michael JAGER et José GEBEL).

Suite à cette rencontre, Michel PAGET a demandé au CA de le suivre par rapport à l’objectif de rendre la salle « nickel » le jeudi soir. Pour les autres soirs d’utilisation de la salle, l’association veillera à ce que son état de propreté soit correct.

Une check-list sera établie pour passer en revue les points critiques : toilettes, verrouillage des portes, sas d’entrée, etc.

Depuis février, Michel PAGET signale qu’il a délégué à Xavier LIÈVRE, vice-président, le suivi de la salle.

Michel PAGET relate les différents autres points abordés lors de cette soirée du 14 mai avec la mairie :

  • Sécurité par manque d’éclairage extérieur = l’installation d’un lampadaire a été réalisée mais il n’éclaire qu’une petite partie du bâtiment 
  • Le problème de la boîte aux lettres a été résolu
  • Le fonctionnement avec les jeux de clés est rôdé entre les différentes activités.

 

Point sur les activités organisées sur la saison 2017/2018

·     Zumba : 45 adhérents dont 30 sont vraiment réguliers. Il avait été envisagé un moment de proposer de la zumba kids mais l’animatrice a connu une évolution professionnelle qui ne lui permet plus d’envisager cet atelier. C’est regrettable et nous sommes en recherche d’autres propositions.

·  Yoga : Le groupe de participants n’a pas vraiment « accroché » avec l’animatrice. Elle a arrêté les cours le 31 mai et les 2 dernières séances ont été animées par Pascale BRIQUEZ, la nouvelle intervenante. C’est une professionnelle qui intervient par ailleurs dans des écoles à Belfort et pour le compte d’autres associations. Les deux séances d’essai ont été très appréciées.

·    Atelier Jardin : il y a eu 4 séances dont une théorique en salle puis elles se sont déroulées à l’étang des Forges, chez une adhérente de La Menon’Courtoise et la dernière à Chavannes sur l’Étang chez un maraîcher. L’association qui anime cet atelier est d’accord pour poursuivre à la rentrée prochaine avec des thématiques telles que le potager (théorie en salle), la taille des petits fruitiers et 2 séances pratiques chez des particuliers.

·   Atelier Vins et Vignobles : Il y a eu 4 séances avec des thématiques très diverses : préparation de ses achats de foire aux vins, les vins festifs, les vins du Languedoc et les rosés d’été. Le groupe qui a commencé à 11 personnes en septembre compte désormais 18 personnes. L’animateur M. OTT est partant pour reconduire l’atelier la saison prochaine, et à la demande du groupe il animera 6 séances. Pour clôturer la saison, un repas est organisé dans un restaurant où M. OTT servira des vins à l’aveugle qui accompagneront chaque plat. Chaque participant à cette soirée paye son repas.

·     Théâtre : l’activité s’est déroulée de début octobre à fin avril avec pour point d’orgue la représentation du 28 avril. La troupe s’est baptisée les Improbables. Une sortie est prévue le 27 juillet au théâtre du Bussang puis une visite du théâtre du Granit début septembre suivie d’un repas au restaurant. Des personnes risquent de quitter le groupe pour raison scolaire. Michel PAGET lance un appel pour encourager des personnes à rejoindre la troupe et arriver à une dizaine d’inscrits.

·  Cuisine : les cours se sont déroulés dans une très bonne humeur grâce notamment à l’animateur, Daniel PATZELT. Il se chargeait de faire les courses, complétait avec son propre matériel professionnel. Il a répondu à de nombreuses questions des participants à l’atelier. Ils tiennent à le remercier pour sa gentillesse et sa générosité. Pour des raisons de santé, il ne pourra plus animer l’atelier à la rentrée prochaine.

L’activité ne sera pas reconduite pour le moment.

·  La sortie du 29 avril : 22 personnes ont pris part à cette journée qui comprenait une visite de la ferme Moine (fabricant des produits à base de rhubarbe), un repas à Gérardmer et la visite de la confiserie Géromoise.

 

Michel PAGET demande à l’assemblée s’il y a des questions suite à cette présentation du rapport moral. Aucune question n’est posée.

Le rapport moral est soumis au vote. Il est adopté à l’unanimité.

 

Présentation du site internet

Clément JOLIVALT s’est chargé de construire le support de présentation.

Michel PAGET rappelle que les infos présentes sur le site et notamment les comptes rendus des réunions du CA  sont fidèles à ce qui s’échange durant les réunions. Le site reprend toutes les informations relatives à chaque activité : un calendrier, un formulaire d’inscription, etc.

Clément JOLIVALT communique quelques chiffres :

Depuis le 1er janvier 2018, il  y a eu 1103 visiteurs et 3850 pages visitées, ce qui représente à peu près 7 connexions/jour. 10% de la fréquentation du site est réalisée à partir de mobile.

Il est possible de contacter l’association via le site. Des sondages ont été réalisés sur le site pour évaluer le potentiel d’enfants intéressés par la zumba kids et le yoga kids.

Plus de 20 personnes se sont manifestées pour la zumba. Étant donné les futures contraintes de Sarah, notre animatrice, nous recherchons d’autres possibilités pour cette activité.

Il y a eu moins de retours sur le Yoga kids mais nous n’abandonnons pas l’idée.

Michel PAGET remercie chaleureusement Clément pour le temps qu’il passe à alimenter et mettre à jour le site de La Menon’Courtoise .

 

Présentation du rapport financier 2017/2018

Michel PAGET commente le tableau qui est projeté à l’assemblée.

Pour la sortie du 29 avril, il avait été convenu que l’association participerait à hauteur de 800 €  et avec les 22 participants, cela a permis de ne pas être déficitaire sur cette opération. 

L’année se termine avec un excédent de 565 €. Michel PAGET remercie Sandra VERDOT pour le travail réalisé et précise que ce budget est équilibré.

Comme il n’y a pas de question, il soumet au vote le bilan financier.

Le rapport financier est adopté à l’unanimité.

 

Présentation du budget prévisionnel 2018/2019

Michel PAGET rappelle que l’activité cuisine ne sera pas reconduite faute d’animateur. Il souligne toutefois la qualité des installations conçues dans un but pédagogique et envisagera une éventuelle reprise en cas de demande.

Le budget photocopies devrait baisser car nous privilégions désormais la communication via les mails et le site internet de l’association.

La nouvelle prof de yoga ne souhaite pas dépasser le seuil des 15 personnes par cours (20 inscriptions) et prend 60€ de l’heure. Si la demande d’adhésion pour pratiquer cette activité est importante, il est envisageable de proposer un second créneau pour le yoga de 19h30 à 20h30. Il y aurait un intervalle de 15 minutes entre les deux séances. Cela engendrerait un doublement du budget yoga qui passerait de 2 000 € à 4 000 €.

Nous envisageons de mettre en place des mini-stages pendant les vacances scolaires (Toussaint, hiver, printemps) en direction des enfants ; nous solliciterons les animatrices de yoga et de zumba.

Quelques modifications sont à noter par rapport au fonctionnement de l’an passé :

  • Abandon de la dégressivité pour plusieurs membres d’une même famille.
  • Augmentation des cotisations en fonction du vécu de la saison écoulée, des tarifs pratiqués par ailleurs et de l’avis des adhérents qui ont été consultés.
  • Mise en place d’une dégressivité pour une même personne qui s’inscrit à plusieurs activités : 50% de réduction pour la deuxième activité ; de même pour une troisième…
  • Ouverture d’activités pour les enfants durant les vacances si la demande le permet.
  • Possibilité d’une 2ème séance de yoga
  • Maintien de la sortie

 

Le montant des cotisations est repris dans le tableau ci-dessous.

 

Cotisations 2018 - 2019

Tarif dégressif pour inscription

de janvier à mars

d’avril à juin

 YOGA

80 €

40 €

20 €

ZUMBA

70 €

VINS et VIGNOBLES

60 €

30 €

20 €

JARDINS et VERGERS

60 €

THÉÂTRE

60 €

 

 

 

 

50% de remise à partir de la deuxième activité par participant

Ex: - Yoga et Zumba = 80 + 35 (70:2) soit 115 € pour l'année

- Vins et Jardins = 60 + 30 (60:2) soit 90 €  pour l'année

Adhésion de soutien : 10 €uros ou plus !

 

 

Le montant prévisionnel des cotisations s’élève à 6 300 €, suite à l’évolution des tarifs et devrait permettre l’ouverture d’une deuxième séance de yoga le cas échéant. Cette augmentation nous permettra également de financer en grande partie les animations en direction des enfants pendant les vacances scolaires.

Comme il n’y a pas de question, Michel PAGET soumet au vote ce budget prévisionnel.

Il est adopté à l’unanimité.

 

Rapport du commissaire aux comptes

Karole JOYAUX, commissaire aux comptes, certifie que les comptes de La Menon’Courtoise  ne comportent aucune anomalie. Comme le loi ne l’impose pas, cette fonction de « commissaire aux comptes » n’est pas reconduite.

 

Montant des cotisations et règlement y afférant

Michel PAGET demande si des personnes présentes ont des questions par rapport à la nouvelle grille tarifaire des cotisations. Personne ne se manifeste.

Cette mesure est adoptée à l’unanimité.

 

Élection du Conseil d’Administration

Michel PAGET fait part qu’il n’a reçu aucune démission du CA à ce jour. Il demande si, dans la salle, des personnes souhaitent rejoindre le CA. Personne ne se manifeste.

Michel PAGET propose alors que le Conseil d’Administration soit reconduit avec la composition suivante : Denis WILLME, Pascale CUBY, Françoise PAGET, Martine MALVOISIN, Sandra VERDOT, Sylviane JOLIVALT, Clément JOLIVALT, Michel PAGET, Stéphane MEYER, Xavier LIÈVRE, Karole JOYAUX.

 

Le CONSEIL D’ADMINISTRATION  est reconduit à l’unanimité.

Concernant le renouvellement du bureau, Michel PAGET fait part du souhait de Sandra VERDOT, la trésorière, de ne plus exercer cette fonction pour le prochain exercice.

À l’unanimité des membres du CA, Michel PAGET, Xavier LIEVRE, Stéphane MEYER et Sylviane JOLIVALT sont élus respectivement aux postes de Président, Vice-Président, Secrétaire et Trésorière.

 

Quelques informations pour la saison 2018/2019

Michel PAGET communique quelques dates sur la prochaine saison :

Soirée théâtre le samedi 13 avril 2019

Sortie de La Menon’Courtoise les dimanches 12 ou 19 mai 2019.

Michel PAGET fait un appel aux bonnes volontés qui souhaiteraient rejoindre le CA pour lancer de nouvelles activités, notamment l’après-midi dans la semaine ; soit en direction des personnes âgées soit des enfants le mercredi.

Le groupe de théâtre travaillera lors de la prochaine saison sur la comédie.

Clément travaille sur l’élaboration d’un flyer qui sera déposé dans les commerces des Errues et des environs ainsi que dans les mairies pour présenter notre programme 2018/2019.

 

Il sera possible de s’inscrire à La Menon’Courtoise

lors de trois permanences :

les 11, 12 et 13 septembre de 18h00 à 20h00.

Salle communale de Menoncourt

 

Michel PAGET demande si quelqu’un dans la salle souhaite poser une question dans le cadre des questions diverses. Personne ne se manifestant, il clôt l’Assemblée Générale et invite les participants à partager un verre de l’amitié.

 

Le secrétaire, Stéphane MEYER                              Le président, Michel PAGET