COMPTE RENDU DE LA REUNION DE LA MENON’COURTOISE

 DU 10 NOVEMBRE 2016

 

Présents :

Sylviane JOLIVALT, Michel VIENNET, Christine VIENNET , Denis WILLME, Martine MALVOISIN, Xavier LIEVRE, Clément JOLIVALT, Pascale CUBY, Karole JOYAUX, Françoise PAGET, Michel PAGET, Stéphane MEYER.

 

Excusés :

Dominique GEBEL, Joseph et Marie Louise MENTZER.

Accueil par Michel qui remercie les personnes présentes d’être là.

 

Point 1 : Validation du Compte Rendu de la réunion du 13 septembre 2016

Michel demande si des personnes ont des remarques concernant le compte rendu de la réunion du 13 septembre.

Tout le monde partage ce qui a été écrit pour ce compte rendu.

 

Michel insiste pour que l’ensemble des personnes participant aux réunions lise les comptes rendus et visite le site de La Menon’Courtoise.

 

Point 2 : Échange sur le flyer réalisé par Clément

 · Le groupe choisit la version verte qui reprend les codes couleur de la page d’accueil du site internet de La Menon’Courtoise.

 ·  L’ensemble des présents apprécie et approuve le slogan trouvé par Clément « Créée pour vous  l’association vivra par vous ».

 ·  L’activité « Autour du jardin » devient « Autour du jardin et du verger » à la demande de Denis car une grande part de l’activité sera consacrée à la taille des arbres.

 Une présentation plus détaillée sera reprise sur le site internet.

· L’activité « marche / randonnée » est supprimée pour le moment car nous n’avons plus de personne en charge de cette animation.

·  L'adresse de l’association rue des Bochets est maintenue, et est complétée par le numéro de téléphone fixe de Clément.

·  Le texte en dessous du logo de La Menon’Courtoise est maintenu.

·   Des modifications de forme et de fond sont apportées.

  

La distribution des flyers se fera sur 4 communes (Menoncourt, Phaffans, Lacollonge et Éguenigue), soit environ 550 boîtes aux lettres.

Le format du flyer étant A5, il est décidé d’imprimer 300 exemplaires.

Après les retouches apportées par Clément, Pascale se chargera d’aller chez Bureau Vallée pour l’impression des documents sur papier d’un grammage de 125 / 135 g.

 

Elle prendra une carte au nom de l’association.

La diffusion des flyers se fera du jeudi 24 novembre au samedi 26 novembre par les membres.

 

Phaffans = Christine/Sylviane/Françoise

Lacollonge = Françoise/Christine

Éguenigue = Martine et Sylviane

Menoncourt = Pascale, Denis et Stéphane

 

Clément remet à Sandra une facture de 60 € correspondant aux frais d’hébergement du site de La Menon’Courtoise, il l’a payée et sera remboursé.

 

 

Point 3 : Compte rendu de la réunion de préparation du Téléthon à Lacollonge

Stéphane a représenté La Menon’Courtoise.

Il rappelle le résultat de la collecte 2015 :

 

TOMBOLA

688 €

COLLECTE au CAFE DE LA CHASSE

162 €

DONS URNE MAIRIE DE LACOLLONGE

260 €

TOTAL (une assurance de 30€ a été souscrite par l’association) soit un don de 1 080 €

1.110 €

 

Mme DUBAIL qui a en charge l’organisation va contacter les responsables des écoles primaires de Menoncourt et Lacollonge pour la vente par les élèves de billets de tombola.

Le tirage de cette tombola se déroulera le 3 décembre.

 

Stéphane a rappelé lors de la réunion à Lacollonge que cette année La Menon’Courtoise ne se joindrait pas à la manifestation.

 

À titre individuel, des personnes de La Menon’Courtoise ont pris des carnets de billets que Stéphane leur remettra.

 

Les billets de 1.5 € sont à vendre pour le 30 novembre.

 

  

Point 4 : Assurance souscrite par l’association

 

Michel Paget avait évoqué lors de la dernière réunion le souhait de collecter de nouvelles offres d’assurance (autre que GROUPAMA) pour l’association.

Nous avions refusé de payer le montant de 56 € (au lieu des 135 € habituels) correspondant à la proposition de GROUPAMA pour une « activité en sommeil » de La Menon’Courtoise.

 

Nous avons reçu une lettre de rappel concernant le paiement de la cotisation qui sera bien pour cette année de 56 € car pour ne pas payer, il aurait fallu résilier deux mois avant l’échéance par lettre recommandée, ce que nous n’avons pas fait.

 

Des devis seront demandés à d’autres compagnies d’assurance début 2017 afin de pouvoir résilier notre contrat GROUPAMA dans les temps le cas échéant.

 

Point 5 : Facture du prestataire du Nouvel An 2015

Xavier remet la facture d’un montant de 2035 € à Michel Paget.

Ce dossier est donc clos.

 

Point 6 : Budget prévisionnel et montant de cotisation

Un groupe de travail composé de Sandra, Michel Viennet et Michel Paget a travaillé sur le sujet.

 Xavier annonce ce soir le coût du Yoga ; entre 1500 et 2000 €. La personne est en cours de formation et La Menon’Courtoise devrait être son premier client. Une négociation se fera donc avant la prochaine réunion pour se rapprocher au plus près du coût de la zumba.

Du coup, le budget prévisionnel peut être affiné et s’établit à 5800 €  pour toutes les activités.

 

À cela, Michel ajoute 1500 € (grand maximum) de frais annexes.

L’association dispose de 5000 € en caisse.

 

Le groupe de travail estime que nous avons un besoin de 7300 € (grand maximum) pour le fonctionnement annuel de l’association.

 

Après maintes simulations, le groupe de travail a défini un montant unique de cotisation à 50 € et vise l’objectif de 100 adhésions.

Ce choix de montant unique fait débat, mais il ressort que c’est l’option la plus simple à gérer pour l’association et la plus simple à comprendre pour les adhérents.

 

Il sera proposé un tarif dégressif dans le cadre d’adhésion familiale :

 

50 €

Montant de l’inscription pour une personne

40 €

Montant de l’inscription d’une 2ème personne du même foyer

30 €

Montant de l’inscription d’une 3ème personne du même foyer

20 €

Montant de l’inscription d’une 4ème personne du même foyer

 

Par ailleurs, il sera proposé une dégressivité tarifaire en fonction de la période d’inscription.

Les activités débuteront en septembre et se termineront fin juin de l’année suivante. Ainsi la proposition suivante est faite :

 

Une année civile

50 €

Inscription entre janvier à mars

30 €

Inscription entre avril et juin

20 €

 

Concernant les autres recettes de l’association, Michel estime possible de récupérer 500 € de la part de sponsors locaux que nous ferons figurer sur notre site internet et sur les différents supports de communication.

Le montant de la cotisation, vraiment attractif pour la zumba et le yoga, devrait assurer déjà une cinquantaine d’adhérents

De plus, pour la saison 2017-2018, le marché aux puces et la vente des sapins de Noël devraient générer des bénéfices.

 

 Point 7 : Validation des activités et horaires

L’essentiel des informations a déjà été validé et figure dans le dernier compte rendu.

Durant la réunion, Karole nous annonce que la prof de Zumba sera disponible le mercredi de 20h30 à 21h30. Du coup, les cours de yoga se dérouleront le jeudi soir. Les horaires seront définis lors d’une rencontre avec la prof.

 

Les cours de théâtre sont programmés le mercredi de 18h00 à 20h00.

 

Chaque responsable d’activité doit envoyer un petit texte à Clément pour qu’il l’insère au site et que les visiteurs puissent consulter les horaires et le contenu succinct de chaque activité. Il est souhaitable de le faire avant la fin du mois et la distribution des flyers…

 

Les éléments à préciser sont les suivants :

v    Définir les 4 mardis pour l’atelier dégustation de vins => Stéphane

v    Définir un mardi/mois selon les disponibilités de la salle (par rapport aux dates réservées des ateliers cuisine et dégustation de vins) pour l’activité Jeux de société de 20h00 à 23h00 => Michel Viennet

v    Denis a pris contact pour l’atelier Autour du jardin et du verger 

Mme Daucourt, professeur au CFA de Valdoie qui anime déjà les « sentiers fruitiers de l’Étang des Forges », a été l’interlocutrice de Denis. Il s’agirait de séance de 2 heures (sur la façon de planter et tailler) alternant cours théorique en salle et pratique dans le verger. Les séances se déroulent le samedi matin. Au vu des éléments présentés par Denis, nous sommes tous d’accord pour que cette activité soit proposée au verger de l’Étang des Forges pour disposer des conditions optimales de pratique.

 

Il y aurait 4 à 5 séances par an pour un coût horaire de 20 €.

v    Concernant la sortie culturelle, Michel Paget propose de partir pour la première saison sur une sortie avec un budget de 800 €.

 

Point 8 : Point sur la convention avec la mairie et les statuts de La Menon’Courtoise.

 

Un groupe de travail composé de Michel Paget, Denis, Karole et Stéphane s’est penché sur ces deux dossiers.

Michel Paget reprend l’ensemble des articles de ces deux documents.

Le groupe valide les modifications et les rajouts apportés aux textes initiaux.

La convention et les statuts sont en cours de rédaction suite aux modifications apportées.

La nouvelle convention sera proposée à la mairie.

 

Un point de cette convention soulève des interrogations. Il s’agit du nettoyage de la salle après l’utilisation par La Menon’Courtoise le jeudi soir. Michel Paget se renseignera sur les modalités pratiques et les arrangements possibles avec la mairie.

Les statuts modifiés seront publiés prochainement sur le site de La Menon’Courtoise une fois qu’ils auront été votés en AG.

  

Point 9 : Date de la prochaine réunion

 

La prochaine réunion se déroulera le 18 janvier 2017 à 20h15 à la salle communale.

L’ordre du jour de cette réunion comprendra entre autres les points suivants :

 

§     Stratégie de communication pour la journée de lancement de l’Association du 13 mai 2017

§     Constitution d’un Groupe de Travail pour cette journée de lancement

 

§     Évolution du site, mises à jour…

 

§     Dernière relecture des statuts et de la convention avant l’AG

 

§     Précisions sur les cotisations et le budget à présenter en AG

 §     Travail sur l’Assemblée Générale du 7 avril 2017. Cette date est réservée mais… sera confirmée par la mairie un mois avant seulement. Si d’ici là, la salle est louée pour le week-end, nous devrons tenir notre AG ailleurs…

 

 

 

Pour une lecture plus fluide voir PDF