COMPTE RENDU DE LA REUNION DE LA MENONCOURTOISE DU 13 SEPTEMBRE 2016

 

 

Présents :

Sylviane JOLIVALT , Michel VIENNET, Denis WILLME, , Xavier LIEVRE, Clément JOLIVALT, Pascale CUBY, Karole JOYAUX, Françoise PAGET, Michel PAGET, Stéphane MEYER.

 

Excusés :

Martine MALVOISIN, Dominique GEBEL, Christine VIENNET et Sylvain MARTELET.

Accueil par Michel qui remercie les personnes présentes d’être là.

 

Point 1 : Assurance souscrite par l’association

A ce jour, l’association souscrivait son assurance pour le matériel et ses manifestations auprès de Groupama. Le montant annuel de cette cotisation est de 135 €.

L’association « sommeille » actuellement, et Michel P. a pris contact avec Groupama pour résilier notre assurance durant un an puisque notre échéance arrivait à terme fin août. Groupama prétexte qu’il ne peut pas suspendre notre cotisation et propose une cotisation de 56€.

A l’unanimité, les présents refusent de payer cette somme.

Des devis seront demandés à la MAIF, au Crédit Mutuel et une nouvelle demande sera faite auprès de Groupama.

  

Point 2 : Pas de retour de la préfecture concernant la prise en compte du changement de bureau

 

Point 3 : Absence de la facture de l’animateur de la soirée du nouvel an 2015

D’un montant de 2035 €, cette facture n’a toujours pas été reçue pour notre comptabilité.

Xavier se charge de contacter la personne et de récupérer la facture pour la prochaine réunion du 10 novembre. Sans cette facture, Michel P. ne prendra pas la présidence de la Menon’Courtoise lors de la prochaine AG.

 

Point 4 : Point sur le stockage du matériel

Suite à l’inventaire du matériel, une répartition pour le stockage des plus gros objets avait été actée. (cf compte rendu du 14 juin).

Michel P. a sollicité la mairie pour disposer d’un endroit de stockage du gros matériel de l’association.

La mairie propose la possibilité d’installer un petit chalet dans le verger.

Les travaux seraient réalisés par les membres de l’association.

Au vu de cette proposition, il est entendu que le matériel restera stocké chez les membres de l’association comme c’est le cas actuellement.

 

Point 5 : Clé de la salle, boîte aux lettres et photocopies

Clés des placards : Nous disposons à ce jour de 4 placards dans la petite salle. La serrure de celui du milieu sera changée lorsque les 3 autres placards seront effectivement remplis et optimisés.

Clés de la salle : Pendant la période de sommeil de l’association, seul Michel P. disposera des clés de la salle.

Une fois les activités lancées, chaque responsable aura un jeu de clés pour rentrer dans la salle. En revanche, nous ne disposerons dans un premier temps que d’un seul BIP pour commander l’alarme de la salle.

Un état des lieux « rapide » de la salle sera réalisé une fois par trimestre (fréquence à définir).

Lorsque nous occuperons la salle durant un week-end, il sera alors pratiqué un état des lieux complet.

Boîte aux lettres : Suite au contact de Michel P. avec la mairie, nous pourrons disposer de la boite aux lettres existante en rajoutant simplement « La Menon’Courtoise ».

Photocopies : Pour ses besoins de communication, l’association disposait l’an dernier d’une carte chez Bureau Vallée.

Des demandes de prix seront effectuées également chez Rovil et Plein Ciel pour la prochaine réunion.

Suite au contact de Michel P. avec la mairie, nous pourrons utiliser la photocopie de la mairie six fois par an maximum pour des tirages inférieurs à 60 copies.

 

Point 6 : Programmation des dates d’animation de la Menon’Courtoise pour 2017/2018

L’AG de la Menon’Courtoise sera programmée en avril ou mai 2017.

Nous sommes tous partants pour retenir la salle durant 3 week-ends, à savoir du vendredi début d’après-midi jusqu’au dimanche soir pour faire parler de la Menon’Courtoise et assurer des animations.

Ces animations seront organisées par les responsables respectifs d’activités (concours de tarot, soirée théâtre, soirée dégustation, …) ou prises en charge par Xavier si elles sont transversales (vide grenier, vente de sapins, soirées diverses, …).

La salle nous sera alors prêtée gracieusement pour ces trois week-ends par la mairie si nous ne demandons pas de subvention.

 

Jean Marie Roussel a confirmé à Michel P. le soutien de la mairie pour les initiatives à venir de la Menon’Courtoise qui montrera le même soutien lors des activités organisées par la mairie.

Point 7 : Ebauche de programmation des activités sur la saison 2017/2018 et budget prévisionnel des activités

 

Activités

Responsable(s)

Quand / Fréquence

Budget prévionnel

Atelier cuisine *

Daniel et Michel Paget

Mardi soir 19h00 – 21h00

8 soirées / an

 

500 € / an pour 8 soirées

Atelier de dégustation de vins **

Denis et Stéphane

Mardi soir 19h30 – 21h00

4 soirées thématiques par an.

 

560 € / an comprenant la prise en charge de l’intervenant et les dégustations.

Autour du Jardin

Denis se renseigne dans un premier temps sur la faisabilité

Samedi matin / 2 fois par an à confirmer

 

Tarot et Jeux de société

Christine et Michel Viennet

Mardi soir 20h00 – 23h00

1 soirée / mois

0 €

Zumba

Sandra et Karole

Mercredi ou jeudi à confirmer

Toutes les semaines de 19h00 à 20h00 ou 20h00 - 21h00

1 300 € / an

Théâtre

Michel Paget

Mercredi de 17h00 à 19h00 (ou 18h00 – 20h00)

Tous les 15 jours

500 €

Marche / Randonnée

Dominique et Daniel Prince

Mardi ou jeudi après midi

Itinéraire de 2 heures environ

0 €

Yoga

Nathalie et Xavier Lievre

Mercredi ou jeudi soir selon le créneau retenu par la zumba

A confirmer

Sortie(s) culturelle(s)

 

A définir par le groupe de travail

800 €

 

*Si le nombre d’inscrits est supérieur à 10 personnes, il y aura alors une 2ème session programmée. Le coût sera alors doublé.

** Il est prévu de pouvoir acheter les vins qui seront dégustés. C’est le Super U d’Essert qui les proposera à la vente le soir même.

 

L’ensemble de ces éléments sera examiné en commission Cotisation pour définir le montant de la cotisation.

  

Point 8 : Remarques sur les modifications apportées par Clément sur le site de la Menon’Courtoise

A l’unanimité, les personnes qui ont visité la dernière version du site le trouvent très bien, accueillant, pratique et très clair.

Clément rajoutera une photo des membres du bureau et attend les commentaires de chaque responsable d’activité pour les mettre sur le site.

 

Point 9 : Lancement de la Menon’Courtoise

Michel P. rapporte que des Menoncourtois s’interrogent sur le devenir de la Menon’Courtoise.

Aussi, suggère t-il de prévoir une communication Flyer dans les boîtes aux lettres pour annoncer son renouveau en 2017.

Clément se propose de le réaliser prochainement et de nous l’envoyer. Il sera diffusé d’ici fin octobre.

 

La date de lancement et de présentation du programme de l’association est proposée pour le week end du 13 mai 2017. Michel P. a réservé la salle auprès de la mairie.

Plusieurs pistes de travail ont été proposées pour ce rendez-vous :

v  Proposer un moment convivial d’échange entre le groupe actif de la Menon’Courtoise et les futurs membres de l’association (invitations à prévoir sur plusieurs villages voisins)

v  Représentation théâtrale des Boulingrins le vendredi soir (à confirmer)

v  Apéritif dînatoire le samedi à 18h00

v  Présentation des ateliers par chaque responsable

v  Possibilité de s’inscrire le soir même à la Menon’Courtoise

 Ce rendez-vous fera l’objet de réunions de travail spécifiques d’ici là.

 

Point 10 : Prochaines réunions

Commission Statut / Convention : Lundi 3 octobre à 20h15 à la salle communale.

Commission Cotisation : Jeudi 13 octobre à 20h15 à la salle communale.

 

Réunion de l’ensemble du groupe de travail : Jeudi 10 novembre à 20h15 à la salle communale.

  

Ordre du jour de cette réunion :

 §  Point sur les cotisations

 §  Point sur la convention avec la mairie et les statuts de l’association

 §  Réception de la facture de 2035 € du nouvel an 2015

 §  Validation des activités et des horaires pour la saison 2017/2018

 §  Stratégie de communication pour le lancement de l’association

 §  Budget prévisionnel

 §  Validation des dates pour 2017/2018 (AG et week-ends)

 §  Ebauche de programme du début de saison pour septembre 2017.