COMPTE RENDU DE LA REUNION DE LA MENON’COURTOISE 

DU 18 JANVIER 2017

 

  

Présents :

Michel VIENNET, Denis WILLME, Martine MALVOISIN, Xavier LIEVRE, Pascale CUBY, Françoise PAGET, Sylvain MARTELET, Michel PAGET, Stéphane MEYER.

 

Excusés :

Dominique GEBEL, Joseph et Marie Louise MENTZER, Christine VIENNET, Karole JOYAUX, Clément JOLIVALT, Sylviane JOLIVALT

 

Accueil par Michel qui remercie les personnes présentes d’être là. Il commence la réunion selon l’ordre du jour envoyé.

 

Point 1 : Point sur les actions menées depuis le 10 novembre et point sur les finances

 

Michel retrace les faits marquants qui ont été menés par l’équipe depuis les décisions de la dernière réunion de novembre, et tient à remercier les intervenants pour leurs actions :

 ·         Contact avec l’imprimeur et édition de 600 flyers (300 feuilles de format A4).

 ·         Remise de ces derniers aux différentes équipes de distribution

 ·         Opération de tractage dans les boîtes aux lettres des 4 communes (Menoncourt, Phaffans, Lacollonge et Eguenigue).

 

Le résultat est sans conteste une réussite puisque des pics de fréquentation (10 à 11 visites quotidiennes) du site internet de La Menon’Courtoise ont été atteints suite à la distribution du flyer qui invitait les personnes à consulter notre site.

Concernant les finances, le montant de la carte achetée chez l’imprimeur est de 359 €. Cette carte permet l’impression de 1000 copies noir et blanc et de 2000 en couleur.

 

L’assurance pour La Menon’Courtoise a été payée à Groupama pour un montant de 56.15 €. Cette assurance couvre l’association qui est actuellement en “sommeil”.

Pour la finalisation du budget prévisionnel de la première année d’exercice de La Menon’Courtoise, nous avons désormais le montant de la prestation de l’intervenante pour les cours de yoga.

 

Cette personne suit actuellement la formation de 4 ans pour être diplômée. Lors d’une rencontre avec Michel et Xavier, elle a confirmé son souhait de collaboration avec La Menon’Courtoise à des conditions arrangeantes pour les 2 parties du fait de son statut.

Ainsi, nous nous baserons sur le prix (1300 € pour la saison) du prof de Zumba pour rémunérer l’intervenante en yoga.

 

Le budget prévisionnel devrait donc être de 6500 € contre 7300 € initialement.

 

Point 2 : Activités retenues pour la saison 2017 / 2018 de La Menon’Courtoise

 

Michel reprend les activités retenues à ce jour :

1/ Jeux de société et jeux de cartes

2/ Atelier cuisine

3/ Atelier « Autour du jardin et du verger »

4/ Atelier « Dégustation de vins et connaissance des vignobles »

5/ Théâtre

6/ Zumba

7/ Yoga

 

Ces 7 activités sont validées par le groupe.

 

Michel précise que l’activité « Marche / Randonnée » ne sera pas proposée lors de la première année car il n’y a personne pour la prendre en charge.

Il demandera à Clément de faire figurer sur le site de l’association le fait qu’elle pourra organiser durant l’année une sortie et/ou visite.

 

Quelques précisions sont apportées par les personnes en charge de leur activité :

 ·         Pour assurer les meilleures conditions d’exercice du yoga aux participant(e)s, les places seront limitées à 15 personnes maximum par séance.

 Toutefois, nous accepterons l’inscription de 5 personnes supplémentaires dans le cas d’absence d’autres participant(e)s.

 

 ·         Denis a rencontré mi-décembre 2 personnes de l’association Les Sentiers Fruitiers qui organiseront l’atelier « Autour du jardin et du verger ».

 Il est prévu 4 séances de 3 heures chacune durant la période septembre 2017 à avril 2018.

 

Elles se répartiront de la manière suivante :

 1ère séance = « Théorie » en soirée dans la salle communale de Menoncourt (date à convenir avec l’association soit le 12 soit le 19 septembre)

 2ème séance = « Pratique » un samedi matin à l’étang des Forges à Belfort

 3ème séance = « Pratique » un samedi matin à Chavanne sur l’Etang

 4ème séance = « Pratique » un samedi matin de taille d’arbres et d’arbustes chez un particulier.

Denis demandera à son interlocuteur de l’association si une formalisation entre nos deux structures est nécessaire pour eux (convention)

 

·        Pour l’activité jeux de société et tarot, le Crédit Mutuel sera sollicité pour obtenir des jeux de cartes et des tapis.

 

 

Point 3 : Organisation des prochains rendez-vous de l’association

 

Michel rappelle les 2 prochains grands rendez-vous de l’association ; Assemblée Générale du 7 avril et week-end de lancement de La Menon’Courtoise le 13 mai.

Pour préparer ces 2 rendez-vous, il souhaite réunir le bureau le 9 février à 20h15 à la salle communale pour définir les modalités d’organisation de ces 2 journées.

 

Les personnes non présentes au bureau peuvent faire part de leurs idées par mail aux membres du bureau pour le 9 février.

Lors de cette réunion, Michel P. souhaite également affiner le montant des cotisations et propose à Michel Viennet de se joindre au bureau car il a participé au groupe de travail « cotisations ».

 

Le groupe valide la venue de la troupe théâtrale des Boulingrins le vendredi 12 mai, veille du lancement officiel de La Menon’Courtoise.

Xavier se charge de confirmer à la troupe sa venue à Menoncourt le 12 mai, et contacte la mairie pour pouvoir disposer de la salle communale dès le 11 mai pour l’installation du matériel.

 

Point 4 : Stratégie de communication pour le lancement de la Menon’Courtoise

Ø  Michel propose de faire venir la presse pour l’AG du 7 avril, puis pour le lancement de l’association le 13 mai. Le groupe valide.

 

Ø  Seront invités « officiellement » à l’AG, les intervenants des activités, le maire de chacun des 4 villages ainsi que les conseillers municipaux de Menoncourt, les présidents des associations de chacun des 4 villages. Nous prévoirons une distribution de flyers (les 23 et 24 mars) dans les boîtes aux lettres de Menoncourt.

 

Ø  Un second flyer sera distribué (entre le 1er et 5 mai) pour annoncer le week-end du 12 et 13 mai à la salle communale de Menoncourt pour le lancement de La Menon’Courtoise.

 

Ø  Ce flyer sera également imprimé sur feuille de format A3. Cette affiche sera installée dans les commerces proches.

 

Ø  Stéphane se charge de prendre contact avec France Bleu pour faire une annonce sur notre manifestation du 13 mai. Il se rapproche du Conseil Départemental pour y faire figurer notre manifestation dans « Vivre le Territoire ».

 

Ø  Le groupe valide le fait de disposer d’une page Facebook. Michel contactera Clément à ce sujet.

 

Ø  L’idée d’offrir un stylo lors de la journée du 13 mai est proposée et validée par le groupe. Xavier et Stéphane se chargent de demander des devis pour 500 unités.

 

 

Point 5 : Recherche de sponsors

 

Michel souhaite solliciter les entreprises locales pour une participation financière moyennant l’affichage de leur logo sur nos supports de communication. Il nous fera régulièrement un point de l’avancée de ses démarches.

 

Point 6 : Retour de l’entrevue avec la mairie au sujet de la convention d’utilisation de la salle communale

 

Le 11 janvier, Michel et Stéphane ont rencontré Monsieur le Maire ainsi que Mickael JAGER et Bernard HOYRDEY. Il s’agissait de passer en revue les points de la convention entre la commune et La Menon’Courtoise. Michel précise que l’ensemble des articles n’a pas posé de problème ; seuls les points suivants sont sujets à discussion :

ð  Toute personne qui loue la salle communale doit désormais s’occuper du nettoyage du parquet de la salle. Notre demande de prise en charge du nettoyage par la mairie est donc caduque.

Nous devrons donc trouver une solution pour être certain de rendre la salle en état de propreté non discutable. Il est proposé un planning à tour de rôle pour que les membres participent au nettoyage de la salle à la fin des activités yoga et zumba. Si cette solution est retenue, un repas sera offert par La Menon’Courtoise aux membres ayant participé.

 

ð  La mairie demandera une participation aux frais de fonctionnement de la salle (environ 50€) à la Menon’Courtoise si cette dernière organise lors d’un des 3 week-ends une activité lucrative.

ð  La mairie donnera la priorité aux réservations payantes et non pas aux activités de l’association en semaine. Ce point fait réagir le groupe qui ne comprend pas cette décision qui risque de décrédibiliser La Menon’Courtoise vis à vis de ses adhérents.

La mairie a précisé qu’il n’y avait eu que 2 réservations en semaine sur l’année 2016. Nous fournirons à la mairie notre planning d’occupation de la salle de septembre 2017 à juin 2018, et leur demanderons de faire au mieux.

Le Maire souhaite voir à l’usage cette répartition des créneaux horaires et une décision sera alors prise.

 

ð  Le conseil municipal examinera lors de sa prochaine réunion cette convention et nous fera part de ses éventuelles remarques.

 

Au vu des activités que nous souhaitons développer lors de nos 3 réservations le week-end, il serait bon de prévoir une rencontre avec les membres de la commission « Fêtes et Cérémonies » de la municipalité afin de savoir qui fait quoi et trouver d’éventuelles synergies. Michel se charge de contacter la mairie à ce sujet.

Après un premier contact, il n’est pas possible de se retrouver avant le 15 mars… à suivre…

 

 Point 7 : Date de la prochaine réunion

 

La prochaine réunion se déroulera le 23 mars 2017 à 20h15 à la salle communale.

L’ordre du jour sera notamment consacré au bilan de la réunion de bureau du 9 février.