- COMPTE RENDU de la REUNION de la MENON’COURTOISE

DU 23 MARS 2017 -

 

Présent(e)s : Denis WILLME, Xavier LIEVRE, Karole JOYAUX, Sandra VERDOT, Clément JOLIVALT, Sylviane JOLIVALT, Françoise PAGET, Michel PAGET, Stéphane MEYER.

Excusé(e)s : Pascale CUBY, Christine VIENNET, Martine MALVOISIN, Sylvain MARTELET.

Accueil par Michel qui remercie les personnes présentes d’être là et excuse les absents.

Xavier précise que  Marie Louise et Joseph MENTZER ne souhaitent plus participer aux réunions mais qu’ils donneront volontiers un coup de main lors de nos opérations diverses et variées.

Avant de commencer l’ordre du jour, Michel fait part de son émotion suite au décès de Michel Viennet. Il demandera lors de l’AG un moment de recueillement pour Michel qui s’est toujours impliqué pour la vie du village.

Il souhaite maintenir l’activité « Jeux de société » pour l’instant. Le club de scrabble de Lacollonge se réunit actuellement 1 fois par mois et animation commune est envisageable...

 

Point 1 : Point sur le site internet de la Menon’Courtoise

Michel fait remarquer que la fréquentation de notre site internet est grandissante.

Le site est alimenté et mis à jour grâce à Clément. Il constitue une belle vitrine de ce qu’est la Menon’Courtoise et de ce qu’elle va proposer lors de la prochaine saison.

 

Point 2 : Activités retenues pour la saison 2017 / 2018 de la Menon’Courtoise

Les 7 activités sont validées par le groupe.

Michel a rencontré les 2 animatrices de Yoga et de Zumba à la salle communale. Selon la configuration des lieux, elles ont chacune défini un nombre de personnes optimal à ne pas dépasser pour assurer les cours dans les meilleures conditions : 30 personnes pour les cours de Yoga et 60 personnes pour le cours de Zumba.

Cela constitue une bonne nouvelle car cela permettra à plus de personnes de s’inscrire à ces cours.

Xavier doit faire passer à Clément un texte de présentation de l’activité Yoga pour le site de l’association.

Stéphane doit reprendre contact avec M. OTT, l’animateur de l’activité Vins et Vignobles, au sujet de son statut d’auto-entrepreneur. 

Il est prévu 8 cours de cuisine durant la saison avec un maximum de 8 participants. 

De manière à offrir davantage de places dans cette activité, le groupe valide le fait de limiter l’inscription à 4 séances maximum pour une même personne. Cela sera précisé lors des inscriptions et repris sur le site internet.

 

Point 3 : Organisation de la soirée Théâtre du vendredi 12 mai

Xavier a réservé la salle communale à partir du mercredi 10 mai pour que la compagnie installe son matériel et son décor avant la représentation.

Il est rappelé que quelques membres de l’association se sont proposés pour donner un coup de main le samedi matin à la troupe pour ranger le matériel.

A l’issue de la pièce de théâtre, l’association invite généralement la troupe au restaurant. 

Michel suggère d’aller cette année au Relais Campagnard aux Errues et se chargera de la réservation.

 

Point 4 : Rappels et actions à mener pour le lancement de la Menon’Courtoise

·  Le courrier d’invitation pour l’AG du 7 avril  à 20h15 à la salle communale est relu et validé. Le flyer d’invitation à l’AG à destination des Menoncourtois sera distribué par Sylviane, Denis et Stéphane ce week-end.

· Michel se charge des relations avec la presse de manière à avoir un représentant lors du week-end de mai et si possible à l’AG.  Stéphane a envoyé les informations au conseil départemental pour le magazine bimestriel « Vivre le Territoire ». Elles figurent déjà sur le site internet du conseil départemental. Il se charge de prendre contact avec France Bleu pour faire une annonce sur notre manifestation du week-end des 12 et 13 mai.

· Stéphane et Clément se chargent de la commande sur internet de stylos estampillés « La Menon’Courtoise ».

·  Un second flyer proposé par Michel et travaillé en bureau est présenté au groupe. Clément s’est chargé de la réalisation de ce nouveau support qui annonce le week-end des 12 et 13 mai. Quelques modifications sont apportées par le groupe.  Distribué début mai à Menoncourt et dans les villages voisins, il sera imprimé très prochainement de manière à pouvoir disposer d’exemplaires pour l’AG.

·   Point sur l’organisation pratique de l’AG :  Françoise se charge des courses pour le pot  Xavier, Clément et Stéphane se chargeront de l’informatique et du document de présentation lors de la soirée.

·  Le rendez-vous est fixé pour toute l’équipe le 7 avril à 19h30 à la salle pour la mise en place.

 

Point 5 : Recherche de sponsors 

Michel fait un compte rendu de son démarchage des professionnels pour du sponsoring : 800 € sont d’ores et déjà engagés par les entreprises pour encourager l’association.

Une page a été du reste consacrée sur le site de l’association pour les sponsors.

 

Point 6 : Informations diverses transmises par Michel

1/ L’assurance Groupama nous couvre pour nos manifestations à venir. Une étude de plusieurs offres d’assurance sera tout de même menée pour la saison prochaine après le 13 mai.

2/ Le récépissé de la préfecture a été reçu. Il prend acte des changements intervenus dans l’association ; composition du bureau et modification des statuts.

3/ La mairie nous a accordé une grande place dans le bulletin municipal pour expliquer aux Menoncourtois notre démarche de relance de l’association.

4/ La réunion prévue avec les membres de la commission municipale « Fêtes et Cérémonies » a été ajournée.

5/ Le conseil municipal a décidé de privilégier les activités régulières de l’association (zumba et yoga essentiellement) par rapport à d’autres demandes de réservation de la salle. Le groupe se félicite de cette décision.

Clément a déjà bien avancé sur le calendrier d’occupation de la salle par l’association. Il sera remis au maire lors de l’AG, et doit permettre de « caler » au mieux le planning des réservations par la municipalité à nos activités.

 

Point 7 : Réservation durant 3 week-ends de la salle communale par l’association

Michel nous fait part d’un appel de la mairie pour la réservation de la salle durant le week-end du 2 décembre 2017. En effet, la mairie a été sollicitée par un particulier pour la réserver.

Initialement, l’association avait prévu de réserver la salle communale durant 3 week-ends au cours de la saison, dont celui du 2 décembre pour proposer une animation Téléthon et vendre les sapins de Noël.

Or cette année, la date officielle du Téléthon est le week-end du 9 et 10 décembre.

De plus, la vente de sapins le 1er décembre ne semble pas être adaptée (trop tôt).

Le groupe décide donc de ne pas faire de demande de réservation de la salle pour cette date. 

Françoise se charge d’appeler la mairie pour prévenir que nous n’occuperons pas la salle les 2 et 3 décembre.

Le groupe décide néanmoins de participer à la manifestation du Téléthon de Lacollonge.

Un groupe de travail est également prêt à se constituer pour organiser une vente de sapins durant le week-end du 9 et 10 décembre.

Cette vente pourrait se faire sur le plateau sportif ou dans la cour de la mairie.

Xavier se charge de trouver un fournisseur de sapins qui soit plus proche de Menoncourt que les années précédentes.

Au sujet du planning de réservation de la salle, le groupe valide le fait qu’une seule date soit retenue  pour la première année de relance de la Menon’Courtoise ; le week-end du 27, 28 et 29 avril 2018, qui sera l’occasion de faire l’AG 2018 de l’association.

Dans un premier temps, le groupe souhaite en effet connaître les forces vives et mobilisables disposées à participer à l’organisation des manifestations de l’association.

 

Point 8 : Les cotisations de l’association

Suite aux conclusions du groupe de travail sur le montant des cotisations, Michel avait proposé lors de la réunion du bureau la formule suivante :

Inscription Yoga : 50 € - Inscription Zumba : 50 €

Inscription aux 5 autres activités sans distinction : 50 €

 

Il est également rappelé le principe de dégressivité des inscriptions pour différents membres d’une même famille.

Adhérent 1 : 50 €

Adhérent 2 : 40 €

Adhérent 3 : 30 €

Adhérent 4 : 20 €

 

Xavier fait remarquer qu’il ne partage pas cette vision à titre personnel car il n’est pas intéressé par les activités proposées par l’association mais souhaite tout de même s’investir au sein de la Menon’Courtoise.

Il ne compte pas verser la somme de 50 € pour venir uniquement « bosser » pour l’association, et propose une cotisation de 10 € correspondant à une adhésion de soutien.

Après de longs échanges entre tous les participants de la réunion, il est acté que nous proposerons cette formule à 10 € pour des personnes qui souhaiteraient s’impliquer dans la vie de l’association sans pour autant participer aux activités proposées.

Clément qui présente les feuilles d’inscription avec les différentes formules créera donc une troisième  version ne comprenant, elle, que l’adhésion de soutien.

 

La prochaine réunion se déroulera le jeudi 4 mai 2017 à 20h15 à la salle communale.

 

Ordre du jour : préparation du week-end des 12 et 13 mai.